Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Veri Sorumlusu Özel DR. CINIK Tıp Merkezi (ERC Estetik Turizm Sağlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.)’nin üstün hizmet kalitesi, birey haklarına saygı, şeffaflık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile belirlenen düzenlemelere uygun olarak; müşterilerinin, çalışanlarının ve ilişkili olduğu diğer gerçek kişilerin kişisel verilerinin korunması büyük önem taşımaktadır. Hasta mahremiyetine ve hastalarımıza ait tüm kişisel verilerin en iyi şekilde saklanmasına, özenle işlenip korunmasına büyük değer veriyoruz. Bu politika, hastalarımızın yanı sıra hastane refakatçileri, ziyaretçiler ve iş birliği içinde olduğumuz kurum ve kuruluşların çalışanlarının kişisel verilerinin temel mevzuat ilkeleri çerçevesinde korunması ve işlenmesi amacıyla oluşturulmuştur.
Bu Politikanın amacı, kişisel verileri işlenen bireylerin, özellikle hastalarımızın, refakatçilerin, ziyaretçilerin, çalışanların ve kurum yetkililerinin, iş birliği yapılan kurum çalışanlarının, yetkililerin ve üçüncü kişilerin, polikliniğimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında mevzuata uygun şekilde bilgilendirilerek şeffaflık sağlamaktır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için idari ve teknik tedbirler uygulanmaktadır. Bu politika kapsamında, kişisel verileri işlenen gerçek kişiler Veri Sahibi, İlgili Kişi veya Kişisel Veri Sahibi olarak tanımlanmaktadır.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilen onay.
Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi: Kişisel bilgilerin, kullanılmaz ve geri döndürülemez hale getirilmesi işlemidir. Örneğin, kişisel verilerin bir gerçek kişiyle ilişkilendirilememesi için maskeleme, toplulaştırma, veri bozma gibi yöntemlerin kullanılması. Veri Sahibinin talebi ve/veya onayı doğrultusunda, KVKK kapsamı ve rızası ihlal edilmeksizin çeşitli amaçlarla kişisel veriler anonimleştirilebilir. Polikliniğimiz, anonimleştirilen kişisel verilerin herhangi bir şekilde tekrar kimliklendirilememesi için gerekli önlemleri alacaktır.
İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Ortakları ve Yetkilileri: Her türlü iş ilişkisi içinde olduğumuz kurumlarda çalışan, bu kurumların ortakları ve yetkilileri dahil olmak üzere (iş ortakları, tedarikçiler vb. ile sınırlı olmamak kaydıyla) gerçek kişileri ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen veriler üzerinde gerçekleştirilen elde etme, kaydetme, depolama, muhafaza etme, değiştirme, yeniden düzenleme, açıklama, aktarma, devralma, erişilebilir kılma, sınıflandırma veya kullanılmasının engellenmesi gibi her türlü işlemi ifade eder.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Kişisel veri, belirli bir kişinin kimliğini tespit etmek için kullanılabilecek tüm bilgileri kapsar; örnek olarak T.C. Kimlik Numarası, Ad ve Soyad, e-posta adresi, telefon numarası, ikamet adresi, doğum tarihi, banka hesap numarası gibi bilgiler kişisel veri olarak verilebilir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik veriler, özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilir.
Üçüncü Kişi: Ticari işlemlerin güvenliğinin sağlanması veya ilgili kişilerin haklarının korunması ve menfaat elde edilmesi amacıyla yukarıda belirtilen taraflarla ilişkili olan üçüncü gerçek kişileri ifade eder. (Örneğin, hizmeti sunan işletmenin çalışanları veya temsilcileri, hastane görevlisi vb.)
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak, veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Örneğin, verilerimizi saklayan bilişim firması.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaç ve vasıtalarını belirleyen ve bilgilerin sistematik olarak tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişiyi ifade eder.
KVKK kapsamında, polikliniğimiz veri sorumlusu sıfatına sahip olup VERBIS sistemine kayıtlıdır. Şirketimizde bir ekip (Kişisel Veri Sorumlusu Ekibi) oluşturulmuştur. Karar alınması gerektiğinde, Kişisel Veri Sorumlusu ekibi, kişisel veri konusunda uzman bir hukukçu veya avukat ile görüşerek ve yönetim onayı ile kararı uygular.
İşlenen kişisel veriler, sunulan sağlık hizmetlerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir ve fiziksel ve/veya dijital yöntemlerle toplanmaktadır. Özellikle hastalarımız, hekimlerimiz, sağlık personelimiz, taşeronlarımız ve onların çalışanları ile her türlü ticari faaliyette bulunan şirketler başta olmak üzere, çağrı merkezimiz, polikliniğimizin internet sitesi, çevrim içi hizmetler ve benzeri yollarla sözlü, yazılı veya dijital olarak toplanan sağlık verileri başta olmak üzere, özel nitelikli kişisel veriler ve genel kişisel veriler aşağıda belirtilen ve gelecekte ortaya çıkabilecek diğer amaçlarla işlenebilmektedir:
Tanı, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
Toplum sağlığının korunması,
Koruyucu hekimlik sağlık hizmetleri ve finansmanının planlanması ve yönetimi,
Hastalarımıza randevu hakkında bilgilendirme yapılması,
Dahili süreçlerin planlanması ve yönetimi,
Mevzuata uygun şekilde sağlık hizmetlerinin yerine getirilmesi, iyileştirme amaçlı analizler,
Risk yönetimi ve kalite iyileştirme,
Araştırma,
Yasal ve düzenleyici gerekliliklerin yerine getirilmesi,
Sunulan hizmetler için faturalandırma,
Kimliğinizin doğrulanması,
Anlaşmalı sağlık hizmeti sunucuları ile ilişkinizin doğrulanması,
Sağlık hizmetlerinin finansmanı kapsamında özel sigorta şirketleri tarafından talep edilen her türlü bilginin paylaşılması,
Sağlık hizmetlerimizle ilgili tüm soru ve şikayetlerinizi yanıtlamak,
Veri güvenliği kapsamında gerekli tüm teknik ve idari önlemleri almak,
Size sunulan tıbbi hizmetlerin finansal mutabakatını, anlaşmalı sağlık hizmeti sağlayıcıları, bankalar ve sağlık harcamalarının toplandığı tüm kurum ve kuruluşlarla (kamu ve özel) sağlamak,
İlgili mevzuat gereğince, talep edilen bilgileri Sağlık Bakanlığı ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşmak,
Hasta memnuniyetini ölçmek ve artırmak,
Sözleşmelerimizi ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek
İşlenen Kişisel Verilerin Sınıflandırılması
Kimlik Bilgisi: Ehliyet, kimlik, pasaport, avukat kimliği, evlilik cüzdanı gibi belgelerde yer alan kişiye ait tüm kimlik bilgileri
İletişim Bilgisi: Telefon numarası, adres, ikametgah, e-posta gibi veri sahibine ulaşmak için kullanılan bilgiler
Konum Verisi: Veri sahibinin konumunun tespitinde kullanılan ve veri kayıt sisteminde yer alan, belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait olan veriler
Aile Bireyleri ve Yakınları: Kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınlarına ilişkin, belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait olan ve veri kayıt sisteminde yer alan, hem ilgili Kurumun hem de veri sahibinin hukuki menfaatlerinin korunması amacıyla işlenen bilgiler
Fiziksel Mekan: Kamera kayıtları, parmak izi kayıtları, görsel ve işitsel kayıtlar gibi kayıtlara ve belgelere ilişkin kişisel veriler
İşlem Güvenliği Bilgisi: Faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler
Finansal Bilgi: Faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler.
Çalışan Adayı Bilgisi: Çalışan adayı olarak başvuruda bulunan kişilere ait işlenen kişisel veriler (özgeçmiş veya CV bilgileri)
Personel Bilgisi: Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, SGK bilgileri, işe giriş-çıkış evrak kayıtları, mal beyanı bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, iş sözleşmesi içeriği, işe başlama ve işten ayrılma bilgilerine ilişkin kişisel veriler
Hukuki İşlem: Yasal yükümlülüklerimiz kapsamında, hukuki alacak ve haklarımızın tespiti ve takibi ile borçlarımızın ifası amacıyla işlenen kişisel veriler
Yukarıda belirtilen kişisel veriler, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri çerçevesinde işlenebilir ve polikliniğimizin ve/veya tedarikçilerimizin fiziksel arşivlerine ve bilgi sistemlerine aktarılabilir.
Şirketimiz, kişisel verilerin aşağıdaki ilkelere uygun olarak işleneceğini kabul eder:
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
Kişisel verilerin gerektiğinde doğru ve güncel olmasının sağlanması,
Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesi,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi.
Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan yasal dayanaklardan biri, veri sahibinin açık rızasıdır. Açık rızanın yanı sıra, aşağıda belirtilen diğer durumlardan biri de kişisel verilerin işlenmesine sebep olabilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı, yalnızca aşağıda belirtilen şartlardan biri olabileceği gibi, birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetine dayanak teşkil edebilir. İşlenen veriler özel nitelikli kişisel veri ise, aşağıdaki koşullar uygulanır:
Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızası,
Kanunda Açıkça Öngörülmesi,
Fiili İmkânsızlık Nedeniyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması
Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi:
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi:
Bir Hakkın Tesisi veya Korunması İçin Zorunlu Veri İşleme:
Şirketimizin Meşru Menfaati İçin Zorunlu Veri İşleme, (Şirketin meşru menfaatlerinin ifadesi hiçbir şekilde KVKK’da belirtilen ilkelere, kişisel veri işleme amacına aykırı olamaz ve Anayasa ile güvence altına alınan hakkın özüne dokunamaz.)
Özel nitelikli kişisel veriler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler alınmak kaydıyla, şirketimiz tarafından aşağıdaki durumlarda işlenir:
Kişisel veri sahibinin açık rızası varsa, veya
Kişisel veri sahibinin açık rızası yoksa, veri sahibinin sağlık ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler kanunda öngörülen hallerde işlenir,
Kişisel veri sahibinin sağlık ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenir.
Teknik ve İdari Tedbirler
Şirketimiz, KVKK’nın 12. maddesi, ilgili Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler, bu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları doğrultusunda, aşağıdaki hususlarda teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
Gerekli yazılım ve donanımlar belirlenmiştir. Bilgisayarlar ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
Çalışanlarımız, müşteri bilgilerinin korunması için korunması gereken veriler konusunda eğitim almış olup, iş sözleşmeleri kapsamındaki sorumlulukları belirlenmiştir. (Gizlilik Sözleşmeleri) Bu yükümlülük, ilgili kişilerin şirketten ayrılmasından sonra da devam eder.
Tüm verilerin yedeklenmesi için gerekli altyapı oluşturulmuştur.
Bilgisayarlarda verilere erişebilecek çalışanlar belirlenmiştir.
Müşteri dosyaları ve bilgilerine yalnızca ilgili kişiler, yazılı onay verdikleri yakınları, mevzuat sınırları içinde ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı durumunda yetkili adli merciler erişebilmektedir.
Kişisel veriler işlenmeden önce, ilgili kişilere bilgilendirme yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
İlgili kişisel veri sahipleri, polikliniğimizde yayımlanan veya misafirlerimize başka yollarla sunulan metinler aracılığıyla bu konularda bilgilendirilmektedir.
Kişisel verileriniz, polikliniğimiz, Sağlık Bakanlığı, bağlı birimleri ve aile hekimliği merkezleri, özel sigorta şirketleri (sağlık, emeklilik ve hayat sigortası vb.), Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, Nüfus Müdürlüğü, Türkiye Eczacılar Birliği, Cumhuriyet Başsavcılığı ve mahkemeler, tıbbi teşhis amacıyla iş birliği yaptığımız yurt içi veya yurt dışındaki laboratuvarlar, tıp merkezleri ve sağlık hizmeti sunan üçüncü kişiler, hastanın sevk edildiği veya başvurduğu sağlık kuruluşu, usulüne uygun olarak yetkilendirilmiş temsilcileriniz, danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile resmi makamlar, hizmetlerinden faydalandığımız veya iş birliği yaptığımız tedarikçilerimiz, destek hizmeti sağlayıcılarımız ile, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde paylaşılabilir. Kişisel verileriniz yurt dışı ile paylaşılmamaktadır.
İşlenen kişisel verilerle ilgili olarak, ilgili kişi; kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel sağlık verilerine erişme ve bunları talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılmış olduğu üçüncü kişileri öğrenme, yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, yanlış işlenmişse düzeltmenin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemler ile analiz edilerek aleyhine çıkan sonuca itiraz etme ve kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle zararın giderilmesini talep etme hakkına sahiptir. Yukarıda belirtilen haklar, şirketimize dilekçe ile başvurarak kullanılabilir.
Şirketimiz, ziyaretçi giriş ve çıkışlarında güvenlik kamerası kurarak ve fotoğraf çekerek kişisel veri işleme faaliyetleri yürütmektedir. Bu kapsamda, polikliniğimiz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve güvenlik mevzuatına uygun hareket etmektedir.
Dijital ortamda kaydedilen ve saklanan kayıtlara yalnızca yetkili çalışanlar ve/veya tedarikçi firma çalışanları erişebilmektedir. Kamera kayıtları 2 ay süreyle saklanmaktadır.
Bu Politika, web sitesinde yayımlandıktan sonra yürürlüğe girmiş sayılır.