Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Veri sorumlusu Özel DR. CINIK Tıp Merkezi (ERC Estetik Turizm Sağlık Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.) belirlenen üstün hizmet kalitesi, bireylerin haklarına saygı, şeffaflık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde, Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile belirlenen düzenlemeler doğrultusunda müşterileri, çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması büyük önem arz etmektedir. Hasta mahremiyetine ve hastalarımıza ait her türlü kişisel verinin mümkün olan en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük önem verilmektedir. Hastalarımızın yanı sıra refakatçiler, ziyaretçiler ve işbirliği içerisinde olduğumuz kurum ve kuruluş çalışanlarının mevzuatta yer alan temel ilkeler çerçevesinde kişisel verilerini korumak ve işlemek amacıyla bu politika düzenlenmiştir.
Bu Politikanın amacı polikliniğimiz tarafından mevzuata uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti kapsamında hastalarımız, refakatçilerimiz, ziyaretçilerimiz, çalışanlarımız ve kurum yetkililerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Bu politika kapsamında kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, Veri İlgilisi, İlgili Kişi veya Kişisel Veri Sahibi olarak ifade edilmiştir.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Örneğin maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Kişisel verilerin çeşitli amaçlarla ancak KVKK kapsamını ve açık rızayı ihlal etmeyecek şekilde ilgili kişinin talebi ve/veya rızasına uygun olarak anonim hale getirilmesi mümkündür. Anonim hale getirilen kişisel verinin çeşitli yöntemler ile kişiyi belirlenebilir kılan bir hale getirilmemesi için Polikliniğimiz içerisinde gerekli önlemler alınacaktır.
İşbirliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişileri ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Kişiyi belirlenebilir kılan tüm bilgiler kişisel veri olarak düzenlenmiş olup, TC Kimlik Numarası, Adı Soyadı, e-posta adresi, telefon numarası, ikametgah adresi, doğum tarihi, banka hesap numarası gibi bilgiler kişisel verilere örnek olarak verilebilir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verileri ifade eder.
Üçüncü Kişi: Yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişileri ifade eder. (Örneğin hizmet alınan firma çalışan veya yetkilileri, Refakatçi vb.)
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi ifade eder. Örneğin Verilerimizi tutan bilişim firması.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişiyi ifade eder.
KVKK kapsamında polikliniğimiz veri sorumlusu sıfatına haiz olup, VERBİS sistemine kayıt olmuştur. Şirketimizden bir ekip (Kişisel Veri Sorumlusu Ekibi) kurulmuştur. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Kişisel Veri Sorumlusu ekibi Kişisel veriler konusunda uzman bir Hukukçu/avukat görüşü aldıktan sonra yönetimin onayına müteakip alınan karar uygulamaya konulmaktadır.
İşlenen kişisel veriler verilen sağlık hizmetlerine bağlı olarak değişebilmekle birlikte fiziki ve/veya dijital yöntemlerle toplanmaktadır. Hastalarımız, hekimlerimiz, sağlık personellerimiz, vb. çalışanlarımız, taşeron firmalar ve çalışanları ve her türlü ticari faaliyetler içine girilen firmalar, çağrı merkezimiz, polikliniğimize ait internet sitesi, online hizmetler ve benzeri yollarla sözlü, yazılı ya da dijital olarak toplanan sağlık verileri başta olmak üzere özel nitelikli kişisel veriler ve genel nitelikli kişisel veriler, aşağıda yer alan ve ileride doğabilecek diğer amaçlarla işlenmektedir:
- Tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
- Kamu sağlığının korunması,
- Koruyucu hekimlik sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi,
- Randevu hakkında hastalarımızı haberdar edebilme
- İç prosedürlerinin planlanması ve yönetilmesi,
- Sağlık hizmetlerinin mevzuata uygun olarak yerine getirilmesi geliştirme amacıyla analiz yapma,
- Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
- Araştırma yapılması,
- Yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi,
- Hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapılması,
- Kimliğinizin teyit edilmesi
- Anlaşmalı olan kurumlarla ilişkinizin teyit edilmesi,
- Sağlık hizmetlerinin finansmanı kapsamında özel sigorta şirketleri tarafından talep edilen her türlü bilgilerin paylaşılması,
- Sağlık hizmetlerimize ilişkin her türlü soru ve şikâyetlerinize cevap verilebilmesi,
- Veri güvenliği kapsamında tüm gerekli teknik ve idari tedbirleri alma,
- Anlaşmalı olduğumuz kurumlarla, bankalar ve sağlık harcamaları tahsil edilen tüm kuruluşlar ile (kamu ve özel) size sunulan sağlık hizmetlerine ilişkin finansal mutabakatın sağlanması,
- İlgili mevzuat uyarınca Sağlık Bakanlığı ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgilerin paylaşılması,
- Hasta memnuniyetinin ölçülmesi, hasta memnuniyetinin arttırılması,
- Sözleşmeler ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek, gibi amaçların yerine getirilmesi için toplanabilir ve işlenebilir.
İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
Kimlik Bilgisi: Ehliyet, nüfus cüzdanı, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler
İletişim Bilgisi: Telefon numarası, adres, ikametgâh, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler
Lokasyon Verisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ilgili Kurum ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler
Fiziksel Mekan: Kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler, görsel ve işitsel kayıtlar
İşlem Güvenliği Bilgisi: Faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler
Finansal Bilgi: Her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler
Çalışan Adayı Bilgisi: Çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler (cv veya özgeçmiş bilgileri)
Özlük Bilgisi: Bordro Bilgileri, Disiplin Soruşturması, SGK bilgileri, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları ile ilgili bilgiler, mülakat sonuçları, İş Sözleşmesinin içeriği, işe başlama bilgisi, işe son verme bilgisi ile ilgili kişisel veriler
Hukuki İşlem: Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz kapsamında işlenen kişisel veriler
Yukarıdaki kişisel veriler 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verileri Yönetmeliği ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri vb. mevzuat hükümleri çerçevesinde işlenebilecek, polikliniğimize ve/veya tedarikçilerimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilebilecektir.
Şirketimiz kişisel verilerin aşağıdaki ilkelere uygun olarak işleyeceğini kabul etmektedir:
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,
- Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,
- Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesine olanak tanıyan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde aşağıda yer alan şartlar uygulanır:
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması,
- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi,
- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması,
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması,
- Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi,
- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi,
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
- Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması, (Şirketin meşru menfaatleri ifadesi hiçbir surette KVKK ile belirlenen ilkelere, kişisel verinin işlenme amacına aykırı olamaz ve Anayasa ile güvence altına alınmış olan hakkın özüne müdahale niteliğinde olamaz.)
Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel veriler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
- Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya,
- Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
- Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
Teknik ve İdari Tedbirler
Şirketimiz KVKK’nın 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
- Gerekli yazılım ve donanım belirlenmiştir. Bilgisayarlarda ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
- Müşteri bilgisinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize eğitimlerle aktarılmış, iş akitleriyle sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir. (Gizlilik Sözleşmeleri) Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.
- Tüm verilen yedeklemesi amacıyla gerekli alt yapı oluşturulmuştur.
- Bilgsayarlarda verilere ulaşabilecek çalışanlar belirlenmiştir.
- Müşteri dosyaları ve bilgileri sadece ilgililerin kendilerine, yazılı onay verdikleri yakınlarına, mevzuatı çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına ve adli durumlarda yetkili adli merciilere verilmektedir.
- Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
- Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
- Polikliniğimiz nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu hususlarda aydınlatılmaktadır.
Kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanunun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve yukarıda yer verilen amaçlarla polikliniğimiz, Sağlık Bakanlığı, bağlı alt birimleri ve aile hekimliği merkezleri, özel sigorta şirketleri (sağlık, emeklilik ve hayat sigortası ve benzeri), Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, Nüfus Genel Müdürlüğü, Türkiye Eczacılar Birliği, savcılık ve mahkemeler, tıbbi teşhis için iş birliği içerisinde olduğumuz yurt içinde veya yurt dışında bulunan laboratuvarlar, tıp merkezleri ve sağlık hizmeti sunan üçüncü kişiler, hastanın sevk edildiği veya hastanın kendisinin başvurduğu sağlık kuruluşu, usulüne uygun olarak yetki vermiş olduğunuz temsilcileriniz, danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ve resmi merciler, hizmetlerinden faydalandığımız veya işbirliği içerisinde olduğumuz tedarikçilerimiz, destek hizmet sağlayıcılarımız ile Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde paylaşılabilecektir. Kişisel verileriniz yabancı ülkelerle paylaşılmamaktadır.
İşlenen kişisel verilerle ilgili olarak ilgili kişi, kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel sağlık verilerine erişim ve bu verileri isteme, amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, yanlış işlenme durumunda bunların düzeltilmesini isteme, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme, yanlış işleme durumunda aktarılan 3. kişilere düzeltmenin bildirilmesini isteme, otomatik sistemler vasıtasıyla analiz etme suretiyle aleyhe çıkan sonuca itiraz etme, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Şirketimize bir dilekçe ile başvurarak, yukarıda anlatılan haklar kullanılabilmektedir.
Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarında görüntü kaydı alınması yoluyla Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmektedir. Bu kapsamda polikliniğimiz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve güvenlik mevzuatına uygun olarak hareket etmektedir.
Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara sadece yetkilendirilmiş çalışanların ve/veya tedarikçi firma çalışanlarının erişimi bulunmaktadır. Kamera kayıtları 2 ay süreyle saklanmaktadır.
Bu Politika, internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.