Politique de protection et de traitement des données personnelles
Dans le cadre d’une qualité de service supérieure, du respect des droits des individus, de la transparence et de l’honnêteté, le Responsable du traitement des données Özel DR. CINIK Tıp Merkezi (ERC Estetik Turizm Sağlık Hizmetleri Tic. Ltd. Sti.), conformément aux réglementations définies par la Loi sur la protection des données personnelles, accorde une importance primordiale à la protection des données personnelles de ses clients, employés et autres personnes physiques avec lesquelles il entretient une relation. Nous attachons une grande importance à la confidentialité des patients et à la conservation optimale de toutes les données personnelles de nos patients, afin qu’elles soient traitées et protégées avec le plus grand soin. Cette politique a été élaborée pour protéger et traiter les données personnelles de nos patients, ainsi que celles des accompagnants, visiteurs et employés des institutions et organisations avec lesquelles nous collaborons, dans le respect des principes législatifs fondamentaux.
L’objectif de cette politique est d’assurer la transparence en informant les personnes dont les données personnelles sont traitées, en particulier nos patients, accompagnants, visiteurs, employés et responsables d’institutions, employés des établissements partenaires, responsables et tiers, dans le cadre des activités de traitement des données personnelles réalisées par notre polyclinique conformément à la législation. Dans ce contexte, des mesures administratives et techniques sont mises en œuvre pour traiter et protéger les données personnelles conformément à la Loi n° 6698 et à la législation applicable. Dans le cadre de cette politique, les personnes physiques dont les données personnelles sont traitées sont désignées comme Personne concernée, Personne pertinente ou Propriétaire des données personnelles.
Consentement explicite : Consentement donné librement et en connaissance de cause sur un sujet spécifique.
Anonymisation des données personnelles : Modification des informations personnelles de manière à les rendre inutilisables et irréversibles. Par exemple, l’utilisation de méthodes telles que le masquage, l’agrégation, l’altération des données, etc., afin d’empêcher l’association des données personnelles à une personne physique. Il est possible d’anonymiser les données personnelles à diverses fins, conformément à la demande et/ou au consentement du Propriétaire des données, sans enfreindre le champ d’application de la KVKK et du consentement. Notre polyclinique prendra les mesures nécessaires pour empêcher que les données personnelles anonymisées ne soient rendues identifiables de quelque manière que ce soit.
Employés, actionnaires et responsables de nos partenaires : Désigne les personnes physiques travaillant pour les institutions avec lesquelles nous entretenons une relation commerciale, y compris les actionnaires et responsables de ces institutions (tels que les partenaires commerciaux, fournisseurs, sans s’y limiter).
Traitement des données personnelles : Désigne toute opération effectuée sur les données, telle que la collecte, l’enregistrement, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert, la réception, la mise à disposition, la classification ou la limitation de l’utilisation, que ce soit de manière totalement ou partiellement automatisée ou non automatisée, à condition qu’elle fasse partie d’un système d’enregistrement de données.
Données personnelles : Il s'agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Les données personnelles désignent toutes les informations pouvant être utilisées pour identifier une personne spécifique, telles que le numéro d'identité TR, le nom et le prénom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, l'adresse de résidence, la date de naissance, le numéro de compte bancaire, qui peuvent être citées comme exemples de données personnelles.
Données personnelles sensibles : Les données relatives à la race, l'origine ethnique, les opinions politiques, les convictions philosophiques, la religion, la secte ou autres croyances, l'habillement, l'appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, la santé, la vie sexuelle, les condamnations pénales et mesures de sûreté, ainsi que les données biométriques et génétiques, sont considérées comme des données personnelles sensibles.
Tiers : Désigne les personnes physiques tierces liées aux parties mentionnées ci-dessus afin d'assurer la sécurité des transactions commerciales ou de protéger les droits des personnes concernées et d'obtenir des avantages. (Par exemple, les employés ou représentants de l'entreprise prestataire de services, un accompagnateur hospitalier, etc.)
Sous-traitant : Désigne la personne physique ou morale qui traite les données personnelles pour le compte du responsable de traitement, sur la base de l'autorité donnée par ce dernier. Par exemple, la société informatique qui stocke nos données.
Responsable de traitement : Désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles et gère l'endroit où les informations sont systématiquement conservées (système d'enregistrement des données).
Dans le cadre de la KVKK, notre polyclinique a le statut de responsable de traitement et est enregistrée dans le système VERBIS. Une équipe (Équipe de supervision des données personnelles) a été constituée au sein de notre société. Lorsqu'une décision doit être prise, l'équipe du Responsable de traitement des données consulte un expert juridique ou un avocat spécialisé en données personnelles et, après approbation de la direction, la décision est mise en œuvre.
Les données personnelles traitées peuvent varier en fonction des services de santé fournis et sont collectées par des moyens physiques et/ou numériques. Notamment nos employés, ainsi que nos patients, médecins, personnels de santé, sous-traitants et leurs employés, et les entreprises exerçant toutes sortes d'activités commerciales, en particulier les données de santé collectées oralement, par écrit ou numériquement via notre centre d'appels, le site web de notre polyclinique, les services en ligne et moyens similaires, les données personnelles sensibles et générales peuvent être traitées pour les finalités suivantes et d'autres objectifs pouvant survenir à l'avenir :
Exécution des services de diagnostic, de traitement et de soins,
Protection de la santé publique,
Planification et gestion des services de médecine préventive et de leur financement,
Information de nos patients concernant les rendez-vous
Planification et gestion des procédures internes,
Réalisation des services de santé conformément à la législation, analyses pour amélioration,
Gestion des risques et amélioration de la qualité,
Recherche
Respect des obligations légales et réglementaires,
Facturation des services fournis,
Vérification de votre identité
Vérification de votre relation avec les prestataires de soins de santé partenaires,
Partage de toutes les informations demandées par les compagnies d'assurance privées dans le cadre du financement des services de santé,
Répondre à toutes vos questions et réclamations concernant nos services de santé,
Prendre toutes les mesures techniques et administratives nécessaires dans le cadre de la sécurité des données,
Assurer la réconciliation financière des services médicaux qui vous sont fournis avec les prestataires de soins de santé contractuels, les banques et toutes les organisations (publiques et privées) auprès desquelles les dépenses de santé sont collectées,
Conformément aux lois en vigueur, partager les informations demandées avec le Ministère de la Santé et d'autres institutions et organismes publics,
Mesurer et améliorer la satisfaction des patients,
Remplir nos obligations contractuelles et légales
Catégorisation des données personnelles traitées
Informations d'identité : Toutes les informations relatives à l'identité de la personne figurant sur des documents tels que permis de conduire, carte d'identité, passeport, carte d'avocat, livret de famille
Coordonnées : Informations permettant de contacter le titulaire des données telles que numéro de téléphone, adresse, domicile, e-mail
Données de localisation : Données utilisées pour localiser le titulaire des données et qui sont incluses dans le système d'enregistrement des données et appartiennent clairement à une personne physique identifiée ou identifiable
Membres de la famille et proches : Il s'agit des informations concernant les membres de la famille et les proches du titulaire des données personnelles, qui appartiennent clairement à une personne physique identifiée ou identifiable et sont incluses dans le système d'enregistrement des données, traitées afin de protéger les intérêts juridiques de l'Institution concernée et du titulaire des données
Espace physique : Données personnelles relatives aux enregistrements et documents tels qu'enregistrements de caméras, empreintes digitales, enregistrements visuels et sonores
Informations sur la sécurité des transactions : Données personnelles traitées afin de garantir notre sécurité technique, administrative, juridique et commerciale lors de l'exercice de nos activités
Informations financières : Données personnelles traitées afin de garantir notre sécurité technique, administrative, juridique et commerciale lors de l'exercice de nos activités.
Informations sur les candidats à l'emploi : Données personnelles traitées concernant les personnes ayant postulé pour un emploi (informations de CV ou de curriculum vitae)
Informations sur le personnel : Données personnelles relatives aux informations de paie, enquêtes disciplinaires, informations de sécurité sociale, documents d'entrée et de sortie d'emploi, déclarations de patrimoine, informations de CV, informations sur les rapports d'évaluation de performance, résultats d'entretien, contenu du contrat de travail, informations sur le début et la fin du contrat de travail
Opérations juridiques : Données personnelles traitées dans le cadre de nos obligations légales, la détermination et le suivi de nos créances et droits légaux, ainsi que l'exécution de nos dettes
Les données personnelles ci-dessus peuvent être traitées dans le cadre de la Loi fondamentale sur les services de santé n° 3359, du Décret-loi n° 663 relatif à l'organisation et aux missions du Ministère de la Santé et de ses affiliés, du Règlement sur les hôpitaux privés, du Règlement sur les données de santé personnelles et des règlements du Ministère de la Santé, etc., et peuvent être transférées aux archives physiques et aux systèmes d'information de notre polyclinique et/ou de nos fournisseurs.
Notre société reconnaît que les données personnelles seront traitées conformément aux principes suivants :
Respect de la loi et honnêteté,
Garantir que les données personnelles sont exactes et mises à jour lorsque cela est nécessaire,
Traitement à des fins spécifiques, explicites et légitimes,
Lien, limitation et proportionnalité avec la finalité pour laquelle elles sont traitées,
Conservation pendant la durée requise par la législation applicable ou pour la finalité pour laquelle elles sont traitées.
L’un des fondements juridiques permettant le traitement des données personnelles conformément à la loi est le consentement explicite du propriétaire. En plus du consentement explicite, l’une des autres situations énumérées ci-dessous peut également entraîner le traitement des données personnelles. La base de l’activité de traitement des données personnelles peut être l’une des conditions mentionnées ci-dessous, ou plusieurs de ces conditions peuvent constituer la base de la même activité de traitement. Si les données traitées sont des données personnelles sensibles, les conditions suivantes s’appliquent :
Consentement explicite du propriétaire des données personnelles,
Prévu explicitement par la loi,
Absence de consentement explicite de la personne concernée en raison d’une impossibilité pratique
Lien direct avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat
Respect par la société de son obligation légale :
Publication des données personnelles par le propriétaire des données :
Traitement obligatoire des données pour l’établissement ou la protection d’un droit :
Traitement obligatoire des données pour l’intérêt légitime de notre société (L’expression des intérêts légitimes de la société ne peut en aucun cas être contraire aux principes énoncés dans la KVKK, à la finalité du traitement des données personnelles, et ne peut porter atteinte à l’essence du droit garanti par la Constitution.)
Les données personnelles sensibles sont traitées par notre société dans les cas suivants, sous réserve que des mesures adéquates déterminées par l’Autorité de Protection des Données Personnelles soient prises :
Si le propriétaire des données personnelles a donné son consentement explicite, ou
Si le propriétaire des données personnelles n’a pas donné son consentement explicite, les données personnelles sensibles autres que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle du propriétaire des données sont traitées dans les cas prévus par la loi,
Les données personnelles sensibles relatives à la santé et à la vie sexuelle du propriétaire des données sont traitées uniquement par des personnes ou des institutions et organisations autorisées, soumises à une obligation de confidentialité, dans le but de protéger la santé publique, de réaliser la médecine préventive, le diagnostic médical, les services de traitement et de soins, ainsi que la planification et la gestion des services et du financement de la santé.
Mesures techniques et administratives
Notre société prend les mesures techniques et administratives nécessaires en fonction des possibilités technologiques et du coût de mise en œuvre concernant les points suivants, sur la base des dispositions de l’article 12 de la KVKK et du Règlement, des principes généraux mentionnés ci-dessus, ainsi que des décisions de la présente Politique et de l’Autorité de Protection des Données Personnelles :
Les logiciels et matériels nécessaires ont été déterminés. Des mots de passe robustes sont utilisés sur les ordinateurs et les comptes e-mail.
Nos employés ont reçu une formation sur les données devant être protégées afin de garantir la confidentialité des informations clients, et leurs responsabilités concernant les contrats commerciaux ont été précisées. (Accords de confidentialité) Cette obligation demeure même après le départ des personnes concernées de l'entreprise.
L'infrastructure nécessaire a été mise en place pour la sauvegarde de toutes les données.
Les employés ayant accès aux données sur les ordinateurs ont été identifiés.
Les dossiers et informations des clients ne sont accessibles qu’aux personnes concernées, à leurs proches ayant donné un consentement écrit, aux institutions et organismes publics compétents dans le cadre de la législation applicable, ainsi qu’aux autorités judiciaires compétentes dans le cadre de procédures judiciaires.
Avant de traiter les données personnelles, l’Autorité s’acquitte de son obligation d’informer les personnes concernées.
L’inventaire du traitement des données personnelles a été préparé.
Les propriétaires des données personnelles concernées sont informés sur ces sujets par le biais de textes affichés dans notre polyclinique ou mis à disposition des visiteurs par d’autres moyens.
Vos données personnelles peuvent être partagées avec notre polyclinique, le Ministère de la Santé, ses sous-unités et centres de médecine familiale, les compagnies d’assurance privées (assurance santé, retraite et vie, etc.), l’Institution de Sécurité Sociale, la Direction Générale de la Sécurité et autres autorités de police, la Direction Générale de la Population, l’Association des Pharmaciens de Turquie, le Parquet et les tribunaux, les laboratoires en Turquie ou à l’étranger avec lesquels nous coopérons pour le diagnostic médical, les centres médicaux et les tiers prestataires de services de santé, l’établissement de santé vers lequel le patient est orienté ou auquel il s’est adressé, vos représentants dûment autorisés, les tiers auprès desquels nous sollicitons des conseils, les institutions de régulation et de contrôle et autorités officielles, nos fournisseurs dont nous utilisons les services ou avec lesquels nous collaborons, les prestataires de services d’assistance, dans le cadre des conditions et finalités de traitement des données personnelles prévues aux articles 8 et 9 de la Loi. Vos données personnelles ne sont pas transférées à l’étranger.
Concernant les données personnelles traitées, la personne concernée a le droit de savoir si ses données personnelles sont traitées ou non, d’en demander des informations si elles ont été traitées, d’accéder à ses données de santé personnelles et d’en demander la communication, de savoir si elles sont utilisées conformément à leur finalité, de connaître les tiers auxquels elles ont été transférées, d’en demander la rectification en cas de traitement erroné, de demander la suppression ou la destruction des données personnelles, de demander la notification de la rectification aux tiers auxquels elles ont été transférées en cas de traitement erroné, de s’opposer à un résultat défavorable issu de l’analyse par des systèmes automatisés et de demander réparation du préjudice subi en raison d’un traitement illicite des données personnelles. Les droits mentionnés ci-dessus peuvent être exercés en adressant une demande écrite à notre société.
Notre société effectue des opérations de traitement de données personnelles en installant des caméras de sécurité et en prenant des photos à l’entrée et à la sortie des visiteurs. Dans ce cadre, notre polyclinique agit conformément à la Loi sur la protection des données personnelles et à la législation sur la sécurité.
Seuls les employés autorisés et/ou les employés des sociétés prestataires ont accès aux enregistrements réalisés et conservés dans l’environnement numérique. Les enregistrements des caméras sont conservés pendant 2 mois.
La présente politique est réputée entrer en vigueur dès sa publication sur le site web.